Wie die Stadt Pulheim ihr Archiv digitalisieren ließ

Kunde und Medien

November 2018. Horst Kandt, Archivleiter des Stadtarchivs Pulheim, wandte sich an MEDIAFIX. Das Stadtarchiv Pulheim stand vor der Herausforderung, seinen Gesamtbestand an Negativen zu digitalisieren – insgesamt über 7.000 Stück. Daneben sollten hunderte Dias digitalisiert werden, die die unterschiedlichsten Formate besaßen.

Die Medien des Stadtarchivs Pulheim stammen größtenteils von Privatpersonen und zeigen das Leben in einer Gemeinde in der unterschiedlichsten Art: Öffentliche Veranstaltungen, Schützenfeste, Chorproben, Fußballspiele, archäologische Funde, Kegelvereine, persönliche Feiern, Taubenausstellungen, Goldhochzeitspaare, Tiere, Menschen bei der Arbeit. Die Motive sind in den 1960er- und 1980er-Jahren entstanden.

Die Herausforderung

Das Originalmaterial wies teilweise deutliche Mängel auf: Ein großer Teil der Negative war von einem Wasserschaden betroffen. Hierdurch waren die Medien nahezu zerstört.

Dazu kam, dass viele der Negativsteifen zerschnitten wurden. Dadurch gab es eine Vielzahl von Einzelnegativen, die in jeweils einzelnen Plastikhüllen vorlagen.

Eine Prüfung des Materials hat darüber hinaus ergeben, dass ein Teil der Negative Nitroverbindungen enthielt, da für die Aufnahmen älteres Negativmaterial verwendet wurde. Diese Nitroverbindungen stellten eine Gefahrenquelle dar, denn sie können mit der Zeit zur Selbstentzündung führen.

Das Ziel der Digitalisierung lag demnach in der langfristigen Archivierung und Erhaltung der Motive sowie in der Gewährleistung von Sicherheit durch den Wechsel von dem teilweise selbstentzündlichen Analogmaterial zum digitalen Material.

Die Lösung

Holger Juraschek, Key Account Manager bei MEDIAFIX, betreute den Digitalisierungsauftrag des Stadtarchivs Pulheim.

Zunächst wurden im telefonischen Kontakt die kundenspezifischen Herausforderungen ermittelt. Anschließend erfolgte eine individuelle Beratung zur Digitalisierung der Sammlung. Im nächsten Schritt wurden die analogen Medien des Stadtarchivs Pulheim von MEDIAFIX abgeholt und gesichert zur MEDIAFIX-Zentrale in Köln transportiert.

Mit Hilfe der eigens entwickelten Technologie und der eigenen Produktion wurden die unzähligen Negative und Dias des Stadtarchivs Pulheim nun digitalisiert. Von besonderer Bedeutung war dabei die Berücksichtigung der individuellen Kundenwünsche: So galt es, sämtliche analogen Medien des Archivs, unabhängig von ihrem Zustand, in die digitale Form zu übertragen und dabei einen vorgegebenen Ausschnitt zu wählen. Die MEDIAFIX-Mitarbeiter arbeiteten demnach mit teils schwer beschädigten, zerschnittenen, einzeln vorliegenden oder auch potenziell selbstentzündlichen Medien in den unterschiedlichsten Formaten. Bei großen Teilen der vom Wasser beschädigten Negative musste die Fokussierung manuell durch die MEDIAFIX-Mitarbeiter durchgeführt werden, da durch die gravierenden Mängel des Originalmaterials eine automatische Fokussierung durch den Scanner nicht möglich war.

Trotz der erschwerten Bedingungen gelang es den Mitarbeitern von MEDIAFIX durch ihre langjährige Erfahrung, selbst die stark beschädigten Negative und Dias in höchster Qualität zu digitalisieren. So konnte die Sammlung des Stadtarchivs Pulheim erfolgreich für die Zukunft gesichert werden.

Kundenmeinung

Archivleiter Horst Kandt zeigt sich begeistert von der Digitalisierung bei MEDIAFIX: „Die Absprache über die Durchführung des Auftrags war sehr gut. Herr Juraschek hat mir im Zuge der Beratung viele Fragen gestellt, die zu einem genau definierten Auftrag führten.“

Auch die zeitliche Erledigung des Auftrags beschreibt Herr Kandt als hervorragend: „Für die Digitalisierung unserer Medien waren sehr viele Arbeitsschritte nötig, weil unzählige Negative einzeln vorlagen und sich in einzelnen Hüllen befanden. Jedes einzelne Negativ musste daher aus seiner Hülle herausgenommen werden, da die Medien durch die Hülle nicht digitalisiert werden können. Hierdurch ergab sich bei der großen Anzahl an Negativen ein erheblicher Personenaufwand. Dazu kam der Aufwand, der sich durch den teilweise sehr schlechten Zustand der Sammlung ergab. Doch trotz des hohen Aufwands wurde die Digitalisierung unserer Sammlung äußerst zeitnah durchgeführt.“

Auch die Lieferung und die abschließende Erklärung der Durchführung des Auftrags beschreibt der Archivleiter als „sehr gut“.

Horst Kandt zieht daher ein sehr positives Fazit: „Sowohl das ausgezeichnete Ergebnis der Digitalisierung als auch die individuelle Beratung und Betreuung des Auftrags haben überzeugt.“